ANNEXEModalités de recouvrement des coûts applicables à la prestation de services au secteur privé par le ministère des Communications

  • 1 GÉNÉRAL

    Conformément à l’objectif primordial qui a été fixé au ministère des Communications, de favoriser le développement et l’exploitation ordonnés des communications pour le Canada, tant au pays qu’à l’échelle internationale, le MDC est appelé à fournir des services au secteur privé.

  • 2 DÉFINITIONS

    Amortissement — Pour le calculer, il suffit de diviser le coût en capital de l’équipement par le nombre d’années d’utilisation projeté. La durée d’utilisation projetée doit être attestée par deux fonctionnaires du Ministère, dont l’un doit être un agent financier des Services financiers.

    Coûts Directs — Tous les coûts directement reliés à la main-d’oeuvre et au matériel, toutes les dépenses directes et tous les coûts d’équipement engagés par le Ministère pour fournir un service, pouvant être associés et attribués à la prestation d’un service ou des biens.

    Frais Directs — Dépenses engagées pour la prestation d’un service ou de biens pouvant être associées et attribuées à la prestation du service ou des biens visés. Mentionnons à titre d’exemple les frais de déplacement exigés par des travaux exécutés à contrat, ou les frais engagés par d’autres ministères du gouvernement relativement à la prestation d’un service ou de biens.

    Coûts directs de la main-d’oeuvre — Frais reliés à la main-d’oeuvre qui peuvent être associés et attribués à la prestation d’un service ou de biens. Les éléments de ces coûts sont le taux de rémunération de base, les primes de poste, les avantages sociaux et les primes d’heures supplémentaires. Les avantages sociaux sont les contributions de l’employeur aux régimes d’indemnisation des employés, par exemple le régime de pension de retraite, le régime de pensions du Canada, le Régime des rentes du Québec, la prestation supplémentaire de décès, l’assurance-chômage, l’assurance médicale-chirurgicale et l’assurance hospitalisation.

    Ces éléments sont calculés pour chaque intéressé tous les ans. Le total des coûts annuels de la main-d’oeuvre ainsi obtenu est ensuite divisé par le nombre d’heures de service possibles dans une année, c’est-à-dire, 1,650 heures ou 220 jours (365 jours par an moins les fins de semaines (104), les fêtes légales (11), les congés annuels (15) et les congés de maladie (15), multipliés par 7,5 heures par jours), sauf indication contraire précisée dans une convention collective.

    Coûts directs du matériel — Coûts de matériel qui peuvent être associés et attribués à la prestation d’un service ou de biens. Les coûts du matériel représentent l’utilisation réelle prévue, en fonction du coût réel prévu.

    Équipement — Les coûts d’équipement englobent les frais d’amortissement (y compris le coût d’immobilisation, les frais d’entretien et des locaux, dans les cas ou l’usage de locaux, pour loger l’équipement est un facteur important. Le coût d’entretien de l’équipement comprend les dépenses au titre de la main-d’oeuvre, du matériel et de l’entretien direct, lorsque celles-ci peuvent être identifiées.

    Une fois que les frais annuels au titre de l’amortissement, de l’entretien et des locaux ont été ainsi calculés, ils sont additionnés, puis divisés par le nombre approximatif d’heures d’utilisation de l’équipement au cours de l’année, pour déterminer le taux horaire.

    Coût global — Comprend tous les coûts directs et indirects.

    Gouvernement du Canada — Comme entité comptable, il est défini dans le volume 1 des Comptes publics du Canada, 1977, page 1.3, comme l’ensemble de tous les ministères, organismes, offices, commissions, conseils, sociétés de la Couronne, fonds et autres services, à deux exceptions près. Ces exceptions sont les sociétés de la Couronne qui sont des «corporations de propriétaire» dont les listes figurent respectivement aux annexes C et D de la Loi sur l’administration financière, et les sociétés de la Couronne qui ne sont pas visées par ladite Loi.

    Coût différentiel — Coût direct relié à une activité qui est de la compétence du ministère, mais à laquelle aucun crédit n’a été affecté. Par exemple, une affectation budgétaire peut financier une activité jusqu’à concurrence de 100 unités. Si la production doit être de plus de 100 unités, l’excédent attribuable à la production des unités supplémentaires constitue le coût différentiel.

    Coûts indirects — Frais généraux du ministère et du gouvernement du Canada. Les frais généraux peuvent aussi être définis comme les frais d’exploitation qui ne peuvent être attribués directement à un service ou à des biens, mais qui peuvent être attribués au service ou aux biens en question par le biais d’une affectation comme celle des coûts directs de la main-d’oeuvre.

    Ces coûts comprendraient les dépenses réglementaires, plus les coûts reliés au budget d’administration du ministère, conformément au budget principal des dépenses, plus les frais généraux du Secteur, plus les coûts des services fournis gratuitement par d’autres ministères du gouvernement, moins la formule de recouvrement des frais généraux indirects du ministère de la Défense nationale.

    Les frais généraux doivent être appliqués en pourcentage au coût direct de la main-d’oeuvre, c’est-à-dire la rémunération annuelle de base, plus les primes de poste et les avantages sociaux.

    Comme les frais généraux pour l’exercice financier suivant sont connus au moment de l’établissement des budgets d’exploitation et du budget principal des dépenses de la nouvelle année, la Direction du Contrôleur se charge alors de calculer le pourcentage des frais généraux à appliquer. Le total des frais généraux découlant des budgets d’exploitation est divisé par le total des coûts de la main-d’oeuvre, comme il est indiqué plus haut pour déterminer le pourcentage à appliquer.

    Pour établir le tarif, ce pourcentage de frais généraux est ensuite appliqué au coût direct de la main-d’oeuvre relié à un service quelconque.

    Entretien — Les frais d’entretien de l’équipement comprennent les coûts de la main-d’oeuvre employée par le C.R.C. dans l’intention expresse de veiller à l’entretien de l’équipement. Le volume annuel de la main-d’oeuvre à affecter à l’entretien d’un article d’équipement donné devrait être proportionnel au nombre d’heures de travail prévues au cours d’une période d’un an. Les deux autres éléments des frais d’entretien de l’équipement sont les coûts des matériaux et les dépenses directes. Les coûts des matériaux sont par exemple le coût des pièces de rechange d’un article d’équipement, tandis qu’un exemple de dépenses directes seraient les contrats d’entretien. Ces deux éléments des coûts devraient être estimés pour une période d’un an.

    Somme d’argent versée au Canada pour une fin spéciale — Toute somme d’argent payée à un fonctionnaire public par application ou en conformité d’un contrat et qui doit être déboursée pour un objet spécifié dans ce contrat ou conformément à ce dernier (Loi sur l’administration financière, p. 3).

    Secteur privé — Il comprend toutes les parties et organisations autres que celles incluses dans la définition du gouvernement du Canada comme entité comptable. Par conséquent, le secteur privé englobe les sociétés de la Couronne citées respectivement aux annexes C et D de la Loi sur l’administration financière, tous les particuliers, sociétés, universités, gouvernements provinciaux, conseils municipaux, gouvernements étrangers, organisations internationales, et autres.

    Locaux — Lorsque certains articles d’équipement occupent beaucoup d’espace, il faut leur imputer une partie correspondante des frais afférents au bâtiment dans lequel ils sont logés. Lorsqu’il s’agit d’un immeuble du ministère, la dépense annuelle équivaut au coût de possession annuel, qui est calculé tous les ans comme suit par la Direction du Contrôleur :

    Coût en capital du bâtiment X Facteur de recouvrement du capital = Coût de possession annuel.

    Le facteur de recouvrement du capital sert à déterminer l’équivalent d’une somme d’argent actuelle en versements annuels égaux échelonnés sur un nombre d’années précis. La formule est la suivante :

    R = P [((i) (1 + i)n / (1 + i)n - (1))]

    dans laquelle

    R
    = versement annuel
    P
    = somme d’argent actuelle
    i
    = taux d’intérêt
    n
    = nombre d’années

    Le taux d’intérêt à utiliser est le taux d’emprunt à long terme en vigueur, tel qu’il est établi par Finances Canada. Le nombre d’années doit correspondre à une estimation de la durée d’utilisation du bâtiment.

    Ce coût est divisé par la superficie (en pieds carrés) du bâtiment, multiplié par la superficie (en pieds carrés) occupée par l’équipement.

  • 3 POLITIQUE

    • A GÉNÉRALITÉ

      • (i) Le MDC ne doit ni solliciter de travaux qui peuvent être exécutés par le secteur privé au Canada, ni présenter de soumissions à l’égard de tels travaux.

    • B COÛT ET FRAIS

      • (ii) En ce qui concerne un service ou un bien fourni au secteur privé au Canada, le ministère doit facturer tous les coûts directs, plus les coûts indirects qu’il a dû engager.

      • (iii) Dans le cas des services qu’il fournit au secteur privé à l’étranger, le ministère doit facturer les coûts globaux plus 200 p. 100 de la valeur de ces coûts, afin de recouvrer les frais généraux qu’il en résulte pour le gouvernement du Canada.

      • (iv) Lorsque ces frais constituent nettement un obstacle à la réalisation des objectifs visés pour l’activité, le ministère des Communications est autorisé à modifier ou à ne pas appliquer un barème de droits établi.

      • (v) Les droits exigés doivent être conformes à l’entente écrite qui doit elle-même être conforme au barème des tarifs en vigueur. La durée des contrats conclus ne doit pas dépasser la période visée par le barème des tarifs en vigueur. S’il est prévu que la prestation d’un service se prolongera au delà de cette période, l’entente écrite doit être modifiée.

    • C ENTENTES ÉCRITES

      • (i) Toute personne ou société qui demande la prestation d’un service contre paiement est tenue de conclure une entente écrite avant que le service visé ne soit fourni.

      • (ii) L’entente écrite doit préciser les points ci-dessous, sans toutefois s’y limiter :

        •  
          L’étendue de la propriété, des droits ou de l’intérêt de tout produit devant être mis à l’essai ou de tout bien fabriqué par le ministère;
        •  
          La responsabilité limitée du ministère à l’égard des dommages ou de la perte auxquels le produit du requérant est exposé, et du respect du secret dans le cas d’un article non breveté;
        •  
          Les droits de propriété industrielle qui reviendraient au ministère dans le cas de découvertes, à moins d’entente spéciale contraire;
        •  
          Le cas échéant, la part des renseignements fournis par le particulier ou la société, qui doit demeurer confidentielle. Le MDC doit veiller à la sécurité des renseignements qui lui sont confiés sous réserve du secret.
      • (iii) Les travaux ne doivent commencer qu’une fois que la demande écrite a été présentée et qu’elle a été acceptée par écrit. Cependant les travaux peuvent commencer avant que la demande soit officiellement acceptée si le Sous-ministre adjoint l’autorise.

    • D PROJET DE RECHERCHE COLLECTIF

      Le ministère peut s’engager dans un contrat visant à exécuter un projet de recherche collectif lorsque les deux parties subventionnent le projet.

    • E AUTORISATION DES BARÈMES DE FRAIS

      • (i) Il appartient aux gestionnaires du Secteur d’exercer une surveillance continuelle sur leurs services, de déterminer les services pour lesquels des tarifs de droits doivent être établis et de les signaler rapidement à la direction du Contrôleur.

      • (ii) Il incombe au secteur qui demande à fournir un service particulier d’élaborer un projet de tarif de droits.

      • (iii) En plus des responsabilités permanentes décrites ci-dessous et dans le cadre de la préparation des prévisions du programme, il incombe au gestionnaire du centre de responsabilité, en collaboration avec la direction du Contrôleur, de passer en revue les dépenses engagées et les recettes perçues du secteur privé en retour de la prestation de services pendant l’exercice en cours.

        Cet examen lui permet de déterminer :

        • a) s’il y a lieu de poursuivre la prestation des services ou des biens visés ou d’y mettre fin; et

        • b) si les éléments des dépenses ou leurs composantes ont augmenté ou diminué.

        Des recommandations devront au besoin être présentées au ministre des Communications pour que celui-ci autorise la modification des tarifs de droits.

      • (iv) Les projets de tarifs ou les mises à jour de tarifs en vigueur devront être envoyés au Sous-ministre pour fin d’examen. Une fois qu’ils auront été passés en revue et approuvés par le Sous-ministre, ces documents devront être présentés au ministre des Communications, pour que celui-ci les approuve avant qu’ils soient mis en oeuvre.

      • (v) Une fois approuvées par le ministre, les mises à jour des tarifs de droits remplaceront les tarifs alors en vigueur.

    • F PROCÉDURE DE TRAITEMENT DES DEMANDES DE BIENS OU DE SERVICES

      Toutes les demandes doivent être envoyées au gestionnaire du centre de responsabilité intéressé, qui doit, pour sa part :

      • a) s’assurer que le secteur privé canadien n’est pas en mesure de fournir ces biens ou ces services, soit en raison de l’absence de spécialistes, soit parce qu’il ne dispose pas de l’équipement ni des installations nécessaires. Si le gestionnaire en question juge que le marché privé canadien est apte à faire le travail, le Sous-ministre adjoint doit renvoyer la demande écrite à la personne ou à l’organisme qui l’a présentée et en indiquer les raisons;

      • b) vérifier que le service demandé relève du Ministère et que celui-ci est capable et en mesure de le rendre. Si la demande ne répond pas à ces conditions, elle doit être renvoyée selon les modalités prescrites en a) ci-dessus.

 
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