Règlement sur l’accès à l’information (DORS/83-507)

1 [Abrogé, DORS/2018-38, art. 2]

Définitions

2 Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement.

fonctionnaire compétent

fonctionnaire compétent Le fonctionnaire d’une institution fédérale dont les titre et adresse sont publiés conformément à l’alinéa 5(1)d) de la Loi. (appropriate officer)

formule de demande d’accès à l’information

formule de demande d’accès à l’information Formulaire prescrit par le ministre désigné conformément à l’alinéa 70(1)b) de la Loi pour les demandes de communication de documents relevant d’une institution fédérale. (Access to Information Request Form)

Loi

LoiLoi sur l’accès à l’information. (Act)

Restriction concernant la préparation de documents

3 Aux fins du paragraphe 4(3) de la Loi, la préparation d’un document qui n’existe pas comme tel mais qui peut être produit à partir d’un document informatisé relevant d’une institution fédérale n’est pas obligatoire lorsque cette préparation entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution concernée.

Procédures

• 4 (1) Quiconque demande l’accès à un document en vertu de la partie 1 de la Loi doit faire parvenir au fonctionnaire compétent de l’institution fédérale dont relève le document :

  • a) soit une formule de demande d’accès à l’information dûment remplie, accompagnée du droit applicable;

  • b) soit une demande écrite suffisamment détaillée pour permettre au fonctionnaire de trouver le document, accompagnée du droit applicable.

• (2) Si les renseignements contenus dans la demande ne suffisent pas à établir que le demandeur détient le droit d’accès prévu à l’article 4 de la Loi, l’institution fédérale doit lui demander des renseignements additionnels afin de confirmer son droit d’accès.

5 Si l’accès à un document contenant des renseignements personnels concernant le demandeur est autorisé, l’institution fédérale doit, avant de communiquer les renseignements, exiger de lui une preuve d’identité adéquate, sauf si son identité a déjà été confirmée.

Transmission de la demande

• 6 (1) Le responsable d’une institution fédérale peut, dans les 15 jours suivant la réception d’une demande de communication d’un document, transmettre la demande à une autre institution fédérale conformément au paragraphe 8(1) de la Loi, si le responsable de l’autre institution fédérale consent à donner suite à la demande dans le délai prévu par la Loi.

• (2) Une demande qui a été transmise en vertu du paragraphe (1) ne peut être transmise de nouveau à une troisième institution fédérale.

Droits

7 La personne qui présente une demande de communication d’un document en vertu de la partie 1 de la Loi doit payer un droit de 5 $ au moment de présenter la demande.

Accès aux documents

• 8 (1) Lorsqu’une personne se voit donner accès à la totalité ou à une partie d’un document relevant d’une institution fédérale, le responsable de cette institution peut exiger que la personne ait la possibilité de consulter le document ou la partie du document qui l’intéresse, plutôt que de lui en délivrer une copie, si le document ou la partie du document :

  • a) soit, en raison de sa longueur, ne peut être reproduit sans que le fonctionnement de l’institution soit sérieusement entravé;

  • b) soit est conservé sous une forme qui ne se prête pas facilement à la reproduction.

• (1.1) Lorsqu’une personne se voit donner accès à la totalité ou à une partie d’un document relevant d’une institution fédérale et que la délivrance d’une copie lui est interdite sous le régime d’une autre loi fédérale, le responsable de cette institution doit donner à la personne la possibilité de consulter le document ou la partie du document qui l’intéresse, plutôt que de lui en délivrer une copie.

• (2) Lorsqu’une personne se voit donner accès à un document relevant d’une institution fédérale, le responsable de cette institution peut exiger qu’une copie du document soit délivrée à la personne, plutôt que de lui donner la possibilité de consulter le document, si celui-ci :

  • a) soit constitue une partie pouvant être divulguée d’un document dont la communication peut par ailleurs être refusée en vertu de la partie 1 de la Loi, mais qui ne peut raisonnablement en être extraite pour consultation;

  • b) soit est conservé sous une forme qui ne se prête pas facilement à la consultation.

• (3) Lorsque l’accès à un document relevant d’une institution fédérale est donné sous forme de consultation, le responsable de cette institution :

  • a) fournit pour la consultation des installations convenables;

  • b) fixe à cette fin une heure qui convient à l’institution et à la personne concernée.

• (4) [Abrogé, DORS/2023-156, art. 4]

Restrictions applicables au support

• 8.1 (1) Pour l’application du paragraphe 4(2.1) de la Loi, dans le cas où l’accès à un document s’exerce par la délivrance de copies, la copie n’a pas à être communiquée sur le support demandé si le document n’existe pas sur ce support au sein de l’institution fédérale et que le responsable de celle-ci considère, compte tenu des facteurs prévus au paragraphe (3), que le transfert du document sur ce support n’est pas raisonnable.

• (2) Si le responsable de l’institution fédérale considère que le transfert du document sur le support demandé n’est pas raisonnable, la copie du document est communiquée sur le support que la personne faisant la demande choisit parmi les supports suivants :

  • a) celui sur lequel le document existe au sein de l’institution fédérale;

  • b) celui sur lequel le transfert est, selon le responsable de l’institution fédérale, raisonnable compte tenu des facteurs prévus au paragraphe (3).

• (3) Les facteurs à prendre en compte pour établir si le transfert du document sur le support demandé est raisonnable sont les suivants :

  • a) les frais pour l’institution fédérale;

  • b) le risque de détérioration du document;

  • c) si la personne faisant la demande se voit donner accès à une partie seulement du document, la facilité avec laquelle des prélèvements sur le document pourraient être faits sur le support demandé;

  • d) l’existence du document, au sein de l’institution fédérale, sur tout autre support pouvant être utile à la personne faisant la demande;

  • e) la possibilité de transférer le document sur tout autre support pouvant être utile à la personne faisant la demande;

  • f) les répercussions sur le fonctionnement de l’institution fédérale;

  • g) la disponibilité du personnel requis ainsi que des ressources, technologies et matériel requis.

Organismes d’enquête

9 Aux fins de l’alinéa 16(1)a) de la Loi, les organismes d’enquête sont ceux énumérés à l’annexe I du présent règlement.

Catégories d’enquêtes

10 Aux fins de l’alinéa 16(4)c) de la Loi, les catégories d’enquêtes sont celles précisées à l’annexe II du présent règlement.