Règlement sur la gestion des administrations portuaires (DORS/99-101)

8. (1) Sous réserve de toute autre loi fédérale ou de toute loi provinciale pertinente prévoyant une période de rétention plus longue, l’administration portuaire conserve ses documents comptables à son siège social, ou en tout lieu au Canada convenant aux administrateurs, pendant une période de six ans suivant la fin de l’exercice auquel ils se rapportent.

(2) Dans le cas d’une commission portuaire, ou d’une société portuaire locale ou d’un port non autonome au sens de l’article 2 de la Loi sur la Société canadienne des ports, qui est prorogé, réputé constitué ou constitué en administration portuaire en vertu de la Loi, l’exigence de conserver des documents comptables désigne également la conservation de documents de même nature que la commission portuaire, la société portuaire locale ou la Société canadienne des ports avait en sa possession avant d’être prorogée, réputée constituée ou constituée.

9. (1) Tous les livres et documents exigés par la Loi ou le présent règlement sont tenus et conservés sous une forme susceptible de donner, dans un délai raisonnable, les renseignements demandés sous une forme écrite compréhensible; ils sont notamment :

• a) reliés ou conservés sous forme de feuillets mobiles;

• b) conservés sous forme photographique;

• c) conservés à l’aide de tout procédé mécanique ou électronique de traitement des données;

• d) conservés à l’aide d’un procédé de mise en mémoire de l’information.

(2) Toute administration portuaire et toute filiale à cent pour cent d’une administration portuaire veille à ce que soient prises, à l’égard des livres et documents exigés par la Loi ou le présent règlement, les mesures raisonnables pour :

• a) en empêcher la perte ou la destruction;

• b) empêcher la falsification des écritures;

• c) faciliter la découverte et la rectification des erreurs.

10. (1) Sous réserve du paragraphe (2), toute personne peut consulter les livres visés au paragraphe 7(1) et à l’alinéa 7(2)a) pendant les heures normales d’ouverture des bureaux de l’administration portuaire.

(2) Sous réserve de la Loi sur la protection des renseignements personnels, toute personne peut consulter les livres visés à l’alinéa 7(1)c) pendant les heures normales d’ouverture des bureaux de l’administration portuaire.

(3) Dans la mesure où la consultation des livres est autorisée en vertu des paragraphes (1) ou (2), des extraits de ceux-ci peuvent être obtenus :

• a) gratuitement, par le ministre ainsi que par les créanciers de l’administration portuaire et les mandataires des créanciers;

• b) en contrepartie du paiement de frais qui sont raisonnables et n’excèdent pas ce qui est prévu sous le régime de la Loi sur l’accès à l’information, par toute autre personne.

(4) Les livres et documents visés à l’alinéa 7(2)b) et à l’article 8 peuvent être consultés par les administrateurs à tout moment opportun.

11. (1) Les avis ou documents à envoyer ou à signifier à l’administration portuaire peuvent l’être par courrier recommandé au siège social de celle-ci.

(2) Les avis ou documents dont la Loi, ses règlements d’application, les lettres patentes ou les règlements administratifs de l’administration portuaire exigent l’envoi ou la signification à un administrateur peuvent lui être adressés par courrier affranchi ou remis en personne à sa dernière adresse figurant dans les livres de l’administration portuaire.

(3) L’administration portuaire et les administrateurs auxquels sont envoyés par la poste des avis ou documents en conformité avec le présent article sont réputés les avoir reçus ou en avoir reçu signification dans les sept jours suivant leur envoi.