Règlement sur l’équité en matière d’emploi (DORS/96-470)

Règlement à jour 2019-06-20; dernière modification 2006-06-01 Versions antérieures

PARTIE IDispositions générales (suite)

Cueillette de renseignements sur l’effectif (suite)

 L’employeur veille à ce que le questionnaire permette d’identifier, par le nom ou autrement, le salarié qui le remet.

 L’employeur tient à jour les résultats de l’enquête sur son effectif :

  • a) en remettant un questionnaire :

    • (i) à tout nouveau salarié lors de son entrée en fonctions,

    • (ii) au salarié qui désire modifier les renseignements qu’il a déjà fournis sur un questionnaire,

    • (iii) à tout salarié qui en fait la demande;

  • b) en apportant les modifications nécessaires aux résultats de l’enquête pour tenir compte des réponses données sur les questionnaires visés à l’alinéa a);

  • c) en apportant les modifications nécessaires aux résultats de l’enquête pour tenir compte de la cessation de fonctions de membres des groupes désignés.

Analyse de l’effectif

  •  (1) L’employeur fait l’analyse de son effectif en se fondant sur les renseignements recueillis aux termes des articles 3 à 5 et les renseignements pertinents figurant dans ses autres dossiers d’emploi, afin de déterminer :

    • a) pour chaque catégorie professionnelle de son effectif :

      • (i) le nombre d’autochtones,

      • (ii) le nombre de personnes handicapées,

      • (iii) le nombre de personnes faisant partie d’une minorité visible,

      • (iv) le nombre de femmes;

    • b) le degré de sous-représentation des personnes mentionnées à l’alinéa a), en comparant le nombre de membres de chaque groupe désigné dans chaque catégorie professionnelle de son effectif à leur représentation dans chaque catégorie professionnelle au sein de celui des groupes suivants qui constitue la base de référence la plus appropriée :

      • (i) l’ensemble de la population apte au travail,

      • (ii) les secteurs de la population apte au travail susceptibles d’être distingués en fonction de critères de compétence, d’admissibilité ou d’ordre géographique où l’employeur serait fondé à choisir ses salariés.

  • (2) Pour déterminer le degré de sous-représentation visé à l’alinéa (1)b), l’employeur utilise les données relatives au marché du travail que le ministre met à sa disposition conformément au paragraphe 42(3) de la Loi, ou les données relatives au marché du travail provenant de toute autre source que le ministre juge pertinentes, pour évaluer le nombre de travailleurs, dans la ou les régions géographiques où il serait fondé à choisir ses salariés, qui appartiennent à des groupes désignés et qui possèdent les compétences nécessaires ou sont admissibles pour occuper des emplois au sein de chaque catégorie professionnelle de son effectif.

  • (3) L’employeur qui a déjà fait l’analyse de la totalité ou d’une partie de son effectif avant l’entrée en vigueur du présent règlement n’est pas tenu d’effectuer une autre analyse de la totalité ou de cette partie de son effectif si les conditions suivantes sont réunies :

    • a) les résultats de l’analyse précédente sont à jour grâce aux révisions périodiques effectuées pour tenir compte de la mise à jour, conformément à l’article 5, des résultats de l’enquête sur l’effectif;

    • b) les résultats de l’analyse précédente sont vraisemblablement les mêmes que ceux que permettrait d’obtenir une analyse effectuée conformément aux paragraphes (1) et (2).

  • (4) Lorsque l’employeur remplace son plan d’équité en matière d’emploi, il n’est pas tenu d’effectuer une nouvelle analyse de l’effectif si les résultats de l’analyse précédente ont été tenus à jour par des révisions périodiques effectuées pour tenir compte de la mise à jour, conformément à l’article 5, des résultats de l’enquête sur l’effectif.

 Aux fins de l’élaboration du plan d’équité en matière d’emploi, l’employeur dresse un sommaire des résultats de l’analyse de l’effectif.

Étude des systèmes, règles et usages en matière d’emploi

 Lorsque l’analyse de l’effectif effectuée conformément à l’article 6 révèle une sous-représentation des membres de groupes désignés dans des catégories professionnelles de son effectif, l’employeur procède à l’étude de ses systèmes, règles et usages d’emploi afin de déterminer si ceux-ci constituent des obstacles à l’emploi des personnes faisant partie des groupes désignés.

  •  (1) Sous réserve de l’article 10, pour déterminer si ses systèmes, règles et usages d’emploi constituent des obstacles à l’emploi aux termes de l’article 8, l’employeur étudie les systèmes, règles et usages d’emploi applicables à chacune des catégories professionnelles dans lesquelles il y a sous-représentation, quant aux questions suivantes :

    • a) la recherche, la sélection et le recrutement des salariés;

    • b) la formation et le perfectionnement des salariés;

    • c) l’avancement des salariés;

    • d) le maintien et la cessation de fonctions des salariés;

    • e) les mesures d’adaptation raisonnables compte tenu des besoins spéciaux des membres des groupes désignés.

  • (2) Si, à la suite de l’étude effectuée aux termes du paragraphe (1), l’employeur met en oeuvre de nouveaux systèmes, règles et usages d’emploi touchant les questions qui y sont mentionnées, il en fait alors l’étude relativement aux mêmes questions.

 L’employeur qui, avant l’entrée en vigueur du présent règlement, a déjà fait l’étude de ses systèmes, règles et usages d’emploi quant aux questions mentionnées au paragraphe 9(1) pour la totalité ou une partie de son effectif n’est pas tenu de procéder à une nouvelle étude à l’égard des mêmes questions si les résultats de l’étude précédente sont vraisemblablement les mêmes que ceux que permettrait d’obtenir une étude menée en application du paragraphe 9(1).

Dossiers d’équité en matière d’emploi

 L’employeur tient les dossiers suivants :

  • a) un dossier concernant l’appartenance de chaque salarié à un groupe désigné, le cas échéant;

  • b) un dossier concernant la classification de chaque salarié selon sa catégorie professionnelle;

  • c) un dossier concernant la rémunération et les augmentations de rémunération de chaque salarié;

  • d) un dossier concernant les promotions de chaque salarié;

  • e) une copie du questionnaire de l’enquête sur l’effectif remis aux salariés et des autres renseignements qu’il a utilisés pour effectuer l’analyse de son effectif;

  • f) le sommaire des résultats de l’analyse de l’effectif visé à l’article 7;

  • g) une description des mesures qu’il a prises dans le cadre de l’étude de ses systèmes d’emploi;

  • h) son plan d’équité en matière d’emploi;

  • i) un dossier concernant les mesures qu’il a prises pour assurer le suivi de la mise en oeuvre du plan d’équité en matière d’emploi, conformément à l’article 12 de la Loi;

  • j) un dossier concernant les mesures prises par lui et les renseignements fournis aux salariés conformément à l’article 14 de la Loi.

  •  (1) Dans le cas de la cessation de fonctions d’un salarié, les dossiers visés aux alinéas 11a) à d) établis à son égard sont conservés pendant les deux ans suivant la date de cessation des fonctions.

  • (2) Les dossiers visés aux alinéas 11e) à j) sont conservés pendant les deux ans suivant la fin de la période visée par le plan d’équité en matière d’emploi auquel ils se rapportent.

  • (3) L’employeur du secteur privé qui établit le rapport annuel sur l’équité en matière d’emploi visé au paragraphe 18(1) de la Loi au moyen d’un logiciel spécialisé, tel le Système informatisé de présentation des rapports d’équité en matière d’emploi (SIPREME), conserve une copie de la base de données ou tout autre enregistrement informatique utilisé à cette fin pendant les deux années suivant l’année visée par le rapport.

Certificat du tribunal

 Le certificat du tribunal visé à l’alinéa 39(4)b) de la Loi est établi en la forme prévue à l’annexe V.

PARTIE IIRapport de l’employeur du secteur privé

Application

 La présente partie s’applique au rapport de l’employeur du secteur privé visé à l’article 18 de la Loi.

Modalités

  •  (1) Sous réserve du paragraphe (2), le rapport visé au paragraphe 18(1) de la Loi est établi au moyen des formulaires 1 à 6 de l’annexe VI.

  • (2) Pour l’année civile 2004, le rapport mentionné au paragraphe 18(1) de la Loi est établi au moyen des formulaires 1 à 6 de l’annexe VI.

  • (3) L’échelon visé pour l’application de l’alinéa 18(1)c) de la Loi est un quart de l’échelle de rémunération.

  • DORS/2006-120, art. 2
  •  (1) Le rapport sur l’équité en matière d’emploi doit contenir l’attestation suivante de l’exactitude des renseignements y figurant :

    « Moi, (nom), j’atteste par les présentes au nom de (nom légal de l’employeur) que les renseignements fournis dans les formulaires 1 à 6 du présent rapport sont, autant que je sache, vrais et exacts à tous égards.

    Dateline blancSignature »

  • (2) Dans le cas où le rapport sur l’équité en matière d’emploi est déposé au nom d’une personne morale, l’attestation visée au paragraphe (1) est signée par un cadre supérieur de celle-ci.

 
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