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Règlement sur l’équité en matière d’emploi (DORS/96-470)

Règlement à jour 2021-11-17; dernière modification 2021-01-01 Versions antérieures

PARTIE IDispositions générales (suite)

Étude des systèmes, règles et usages en matière d’emploi (suite)

  •  (1) Sous réserve de l’article 10, pour déterminer si ses systèmes, règles et usages d’emploi constituent des obstacles à l’emploi aux termes de l’article 8, l’employeur étudie les systèmes, règles et usages d’emploi applicables à chacune des catégories professionnelles dans lesquelles il y a sous-représentation, quant aux questions suivantes :

    • a) la recherche, la sélection et le recrutement des salariés;

    • b) la formation et le perfectionnement des salariés;

    • c) l’avancement des salariés;

    • d) le maintien et la cessation de fonctions des salariés;

    • e) les mesures d’adaptation raisonnables compte tenu des besoins spéciaux des membres des groupes désignés.

  • (2) Si, à la suite de l’étude effectuée aux termes du paragraphe (1), l’employeur met en oeuvre de nouveaux systèmes, règles et usages d’emploi touchant les questions qui y sont mentionnées, il en fait alors l’étude relativement aux mêmes questions.

 L’employeur qui, avant l’entrée en vigueur du présent règlement, a déjà fait l’étude de ses systèmes, règles et usages d’emploi quant aux questions mentionnées au paragraphe 9(1) pour la totalité ou une partie de son effectif n’est pas tenu de procéder à une nouvelle étude à l’égard des mêmes questions si les résultats de l’étude précédente sont vraisemblablement les mêmes que ceux que permettrait d’obtenir une étude menée en application du paragraphe 9(1).

Dossiers d’équité en matière d’emploi

 L’employeur tient les dossiers suivants :

  • a) un dossier concernant l’appartenance de chaque salarié à un groupe désigné, le cas échéant;

  • b) un dossier concernant la classification de chaque salarié selon sa catégorie professionnelle;

  • c) un dossier concernant la rémunération et les augmentations de rémunération de chaque salarié;

  • c.1) pour chaque salarié employé par un employeur du secteur privé, un dossier comprenant les renseignements visés aux alinéas 25.1 a) à f );

  • d) un dossier concernant les promotions de chaque salarié;

  • e) une copie du questionnaire de l’enquête sur l’effectif remis aux salariés et des autres renseignements qu’il a utilisés pour effectuer l’analyse de son effectif;

  • f) le sommaire des résultats de l’analyse de l’effectif visé à l’article 7;

  • g) une description des mesures qu’il a prises dans le cadre de l’étude de ses systèmes d’emploi;

  • h) son plan d’équité en matière d’emploi;

  • i) un dossier concernant les mesures qu’il a prises pour assurer le suivi de la mise en oeuvre du plan d’équité en matière d’emploi, conformément à l’article 12 de la Loi;

  • j) un dossier concernant les mesures prises par lui et les renseignements fournis aux salariés conformément à l’article 14 de la Loi.

  •  (1) Dans le cas de la cessation de fonctions d’un salarié, les dossiers visés aux alinéas 11a) à d) établis à son égard sont conservés pendant les deux ans suivant la date de cessation des fonctions.

  • (2) Les dossiers visés aux alinéas 11e) à j) sont conservés pendant les deux ans suivant la fin de la période visée par le plan d’équité en matière d’emploi auquel ils se rapportent.

  • (3) L’employeur du secteur privé qui établit le rapport annuel sur l’équité en matière d’emploi visé au paragraphe 18(1) de la Loi au moyen d’un logiciel spécialisé ou d’une application fournis à cette fin par le gouvernement du Canada conserve une copie de la base de données ou de tout autre enregistrement informatique utilisé à cette fin pendant les deux années suivant l’année visée par le rapport.

Certificat du tribunal

 Le certificat du tribunal visé à l’alinéa 39(4)b) de la Loi est établi en la forme prévue à l’annexe V.

PARTIE IIRapport de l’employeur du secteur privé

Application

 La présente partie s’applique au rapport de l’employeur du secteur privé visé à l’article 18 de la Loi.

Modalités

 Dans le présent règlement, toute mention des formulaires 1 à 6 vaut mention d’un formulaire figurant dans le document intituléFormulaires sur l’équité en matière d’emploi 2021, préparé par le ministère de l’Emploi et du Développement social et publié sur son site Web.

  •  (1) Le rapport visé au paragraphe 18(1) de la Loi est établi au moyen des formulaires 1 à 6.

  • (2) [Abrogé, DORS/2020-236, art. 6]

  • (3) L’échelon visé pour l’application de l’alinéa 18(1)c) de la Loi est un quart de l’échelle de rémunération.

  •  (1) Le rapport sur l’équité en matière d’emploi doit contenir l’attestation ci-après de l’exactitude des renseignements y figurant :

    « Moi, (nom), j’atteste, au nom de (nom légal de l’employeur), que les renseignements fournis dans les formulaires 1 à 6 du présent rapport sont, autant que je sache, vrais et exacts à tous égards.

    Dateline blancSignature »

  • (2) Dans le cas où le rapport sur l’équité en matière d’emploi est déposé au nom d’une personne morale, l’attestation visée au paragraphe (1) est signée par un cadre supérieur de celle-ci.

Instructions

Dispositions générales

 [Abrogé, DORS/2020-236, art. 8]

 Pour chaque année civile, le rapport sur l’équité en matière d’emploi est établi au moyen des formulaires 1 à 6 et conformément aux instructions données aux articles 20 à 31.

 Dans des cas autres que celui prévu au paragraphe 18(3) de la Loi, pour l’application du paragraphe 18(1) de la Loi, le rapport sur l’équité en matière d’emploi est réputé avoir été déposé auprès du ministre à la date où il le reçoit.

 Lorsque les renseignements demandés sur un formulaire ne s’appliquent pas à l’employeur, celui-ci y inscrit la mention « sans objet », l’abréviation « s.o. » ou une brève explication.

 Sur les formulaires 1 à 3, l’employeur fournit les renseignements demandés au sujet du nombre de salariés qu’il avait :

  • a) dans le cas des salariés permanents à plein temps et des salariés permanents à temps partiel, au 31 décembre de l’année civile;

  • b) dans le cas des salariés temporaires, à la date, au cours de l’année civile, où leur nombre était le plus élevé.

 Sur les formulaires 2 et 4 à 6, l’employeur indique la catégorie professionnelle de chaque salarié, telle qu’elle est désignée à la colonne I de l’annexe II, en se reportant au groupe de base de salariés mentionné à la colonne II qui correspond le mieux au travail exécuté par le salarié.

FORMULAIRE 1

  •  (1) Sur le formulaire 1, l’employeur inscrit la branche d’activité des salariés en choisissant la description du groupe industriel applicable figurant dans le Système de classification des industries de l’Amérique du Nord (SCIAN) Canada, élaboré et administré par Statistique Canada et les organismes statistiques du Mexique et des États-Unis et publié sous l’autorité du ministre responsable de Statistique Canada, avec ses modifications successives.

  • (2) Dans la case « branche d’activité 1 » du formulaire 1, l’employeur inscrit la branche d’activité qui compte le plus grand nombre de salariés et il indique les autres branches d’activité suivant l’ordre décroissant du nombre de salariés.

  • (3) Lorsque le nombre de branches d’activité des salariés est supérieur à quatre, l’employeur indique les branches d’activité supplémentaires, avec le nombre de salariés correspondant, sur une feuille distincte qu’il annexe au formulaire 1.

FORMULAIRE 2

  •  (1) Sous réserve du paragraphe (2), pour chaque branche d’activité qu’il a indiquée sur le formulaire 1, l’employeur remplit les parties applicables du formulaire 2 à l’égard de tous ses salariés au Canada, pour chacune des catégories suivantes :

    • a) les salariés permanents à plein temps;

    • b) les salariés permanents à temps partiel;

    • c) lorsqu’ils représentent à tout moment de la période de rapport 20 pour cent ou plus de son effectif, les salariés temporaires.

  • (2) Si le nombre de salariés inscrit sur le formulaire 1 dans une branche d’activité autre que la branche d’activité 1 est inférieur à 1 000, l’employeur regroupe ces salariés avec ceux de la branche d’activité 1.

  • (3) L’employeur qui a rempli les parties applicables du formulaire 2 séparément pour plus d’une branche d’activité en application du paragraphe (1) intègre les renseignements fournis et remplit à nouveau les parties applicables du formulaire 2 pour l’ensemble de ces branches d’activité.

  •  (1) En plus des parties prévues au paragraphe 24(1), l’employeur remplit les parties applicables du formulaire 2 à l’égard des salariés travaillant dans une branche d’activité qu’il doit indiquer séparément et à l’égard des salariés qui sont regroupés dans la branche d’activité 1 conformément au paragraphe 24(2) :

    • a) pour chaque province ou territoire où le nombre total de ses salariés est égal ou supérieur à 100 à tout moment de la période de rapport;

    • b) pour chaque RMR où le nombre total de ses salariés est égal ou supérieur à 100 à tout moment de la période de rapport.

  • (2) Pour l’application de l’alinéa (1)b), RMR s’entend d’une région métropolitaine de recensement figurant dans le document intitulé Classification des secteurs statistiques - Variante de la CGT 2016, publié sous l’autorité du ministre responsable de Statistique Canada, avec ses modifications successives.

 Pour remplir le formulaire 2, l’employeur utilise les renseignements ci-après à l’égard de chaque salarié :

  • a) sa rémunération, à l’exclusion de toute prime et de toute paie d’heures supplémentaires;

  • b) la période au cours de laquelle la rémunération visée à l’alinéa a) est versée;

  • c) le nombre d’heures travaillées correspondant à la rémunération visée à l’alinéa a);

  • d) la prime versée durant la période de rapport;

  • e) la paie d’heures supplémentaires versée durant la période de rapport;

  • f) le nombre d’heures supplémentaires travaillées correspondant à la paie d’heures supplémentaires visée à l’alinéa e).

  •  (1) Pour remplir le formulaire 2, l’employeur détermine les échelles de rémunération de ses salariés à partir des renseignements visés aux alinéas 25.1 a) à c) en suivant les étapes suivantes :

    • a) il détermine la rémunération maximale et la rémunération minimale des salariés de chaque catégorie professionnelle;

    • b) au moyen de la table des paliers de rémunération figurant à l’annexe VIII, il détermine les paliers de rémunération dans lesquels sont comprises la rémunération maximale et la rémunération minimale visées à l’alinéa a);

    • c) il inscrit l’échelle de rémunération des salariés de chaque catégorie professionnelle en utilisant, pour la rémunération maximale et la rémunération minimale, les paliers de rémunération applicables visés à l’alinéa b).

  • (2) Lorsque la rémunération minimale des salariés d’une catégorie professionnelle est de 250 000 $ ou plus, l’employeur n’inscrit rien dans l’espace prévu pour la rémunération maximale des salariés de cette catégories sur le formulaire 2.

  • (3) Sur le formulaire 2, l’employeur indique l’échelle de rémunération des salariés de chaque catégorie professionnelle déterminée en application des paragraphes (1) et (2).

  • (4) [Abrogé, DORS/2020-236, art. 15]

  •  (1) Pour remplir le formulaire 2, l’employeur détermine les quatre quarts de l’échelle de rémunération des salariés de chaque catégorie professionnelle, en divisant par quatre la différence entre la rémunération maximale et la rémunération minimale des salariés de la catégorie professionnelle déterminées en application de l’alinéa 26(1)a) et en arrondissant au dollar près le résultat obtenu.

  • (2) Pour l’application du paragraphe (1) :

    • a) les limites du premier quart sont établies aux montants suivants :

      • (i) la limite inférieure correspond à la rémunération minimale des salariés de la catégorie professionnelle déterminée en application de l’alinéa 26(1)a),

      • (ii) la limite supérieure correspond à la somme du montant visé au sous-alinéa (i) et du montant calculé selon le paragraphe (1);

    • b) les limites du second quart sont établies aux montants suivants :

      • (i) la limite inférieure correspond à la somme du montant calculé selon le sous-alinéa a)(ii) et de 1 $,

      • (ii) la limite supérieure correspond à la somme du montant calculé selon le sous-alinéa a)(ii) et du montant calculé selon le paragraphe (1);

    • c) les limites du troisième quart sont établies aux montants suivants :

      • (i) la limite inférieure correspond à la somme du montant calculé selon le sous-alinéa b)(ii) et de 1 $,

      • (ii) la limite supérieure correspond à la somme du montant calculé selon le sous-alinéa b)(ii) et du montant calculé selon le paragraphe (1);

    • d) les limites du quatrième quart sont établies aux montants suivants :

      • (i) la limite inférieure correspond à la somme du montant calculé selon le sous-alinéa c)(ii) et de 1 $,

      • (ii) la limite supérieure correspond à la rémunération maximale des salariés de cette catégorie professionnelle déterminée en application de l’alinéa 26(1)a).

  • (3) L’employeur indique sur les parties applicables du formulaire 2 le nombre de salariés pour chacun des quarts de l’échelle de rémunération déterminés conformément aux paragraphes (1) et (2).

 
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