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Règlement sur l’équité en matière d’emploi (DORS/96-470)

Règlement à jour 2021-06-28; dernière modification 2021-01-01 Versions antérieures

PARTIE IDispositions générales (suite)

Cueillette de renseignements sur l’effectif

  •  (1) Sous réserve des paragraphes (8) et (9), avant d’établir le plan d’équité en matière d’emploi visé à l’article 10 de la Loi, l’employeur effectue une enquête auprès de son effectif en remettant à chaque salarié un questionnaire lui demandant s’il :

    • a) fait partie d’une minorité visible;

    • b) est une personne handicapée;

    • c) est autochtone.

  • (2) Le questionnaire doit contenir les définitions de autochtones, minorités visibles et personnes handicapées prévues à l’article 3 de la Loi pour aider le salarié à y répondre.

  • (3) [Abrogé, DORS/2020-236, art. 2]

  • (4) L’employeur informe chaque salarié, soit sur le questionnaire, soit dans une note accompagnant celui-ci, qu’une personne peut faire partie de plus d’un groupe désigné.

  • (5) Le questionnaire peut contenir des questions supplémentaires concernant l’équité en matière d’emploi.

  • (6) Il doit être mentionné sur le questionnaire que :

    • a) les salariés répondent volontairement aux questions;

    • b) les renseignements recueillis sont confidentiels et ne seront utilisés ou communiqués à d’autres personnes au sein de l’organisation de l’employeur qu’aux seules fins de permettre à ce dernier de remplir ses obligations dans le cadre de la Loi.

  • (7) L’alinéa (6)a) n’a pas pour effet d’empêcher l’employeur d’exiger que chaque salarié lui remette le questionnaire.

  • (8) L’employeur n’est pas tenu d’effectuer l’enquête visée au paragraphe (1) sur la totalité ou une partie de son effectif lorsque les conditions suivantes sont réunies :

    • a) avant l’entrée en vigueur du présent règlement, il a déjà effectué une enquête sur la totalité ou cette partie de son effectif afin de déterminer si les salariés faisaient partie de l’un des groupes désignés mentionnés à ce paragraphe;

    • b) dans le cadre de cette enquête, les questions posées et le processus suivi ont donné des résultats qui sont vraisemblablement aussi exacts que ceux que permettrait d’obtenir le questionnaire prévu au présent article;

    • c) les salariés ont répondu volontairement aux questions posées dans le cadre de l’enquête;

    • d) les résultats de l’enquête ont été tenus à jour conformément à l’article 5.

  • (9) Lorsque l’employeur remplace son plan d’équité en matière d’emploi, il n’est pas tenu d’effectuer une nouvelle enquête si les résultats de l’enquête précédente ont été tenus à jour conformément à l’article 5.

 L’employeur veille à ce que le questionnaire permette d’identifier, par le nom ou autrement, le salarié qui le remet.

 L’employeur tient à jour les résultats de l’enquête sur son effectif :

  • a) en remettant un questionnaire :

    • (i) à tout nouveau salarié lors de son entrée en fonctions,

    • (ii) au salarié qui désire modifier les renseignements qu’il a déjà fournis sur un questionnaire,

    • (iii) à tout salarié qui en fait la demande;

  • b) en apportant les modifications nécessaires aux résultats de l’enquête pour tenir compte des réponses données sur les questionnaires visés à l’alinéa a);

  • c) en apportant les modifications nécessaires aux résultats de l’enquête pour tenir compte de la cessation de fonctions de membres des groupes désignés.

Analyse de l’effectif

  •  (1) L’employeur fait l’analyse de son effectif en se fondant sur les renseignements recueillis aux termes des articles 3 à 5 et les renseignements pertinents figurant dans ses autres dossiers d’emploi, afin de déterminer :

    • a) pour chaque catégorie professionnelle de son effectif :

      • (i) le nombre d’autochtones,

      • (ii) le nombre de personnes handicapées,

      • (iii) le nombre de personnes faisant partie d’une minorité visible,

      • (iv) le nombre de femmes;

    • b) le degré de sous-représentation des personnes mentionnées à l’alinéa a), en comparant le nombre de membres de chaque groupe désigné dans chaque catégorie professionnelle de son effectif à leur représentation dans chaque catégorie professionnelle au sein de celui des groupes suivants qui constitue la base de référence la plus appropriée :

      • (i) l’ensemble de la population apte au travail,

      • (ii) les secteurs de la population apte au travail susceptibles d’être distingués en fonction de critères de compétence, d’admissibilité ou d’ordre géographique où l’employeur serait fondé à choisir ses salariés.

  • (2) Pour déterminer le degré de sous-représentation visé à l’alinéa (1)b), l’employeur utilise les données relatives au marché du travail que le ministre met à sa disposition conformément au paragraphe 42(3) de la Loi, ou les données relatives au marché du travail provenant de toute autre source que le ministre juge pertinentes, pour évaluer le nombre de travailleurs, dans la ou les régions géographiques où il serait fondé à choisir ses salariés, qui appartiennent à des groupes désignés et qui possèdent les compétences nécessaires ou sont admissibles pour occuper des emplois au sein de chaque catégorie professionnelle de son effectif.

  • (3) L’employeur qui a déjà fait l’analyse de la totalité ou d’une partie de son effectif avant l’entrée en vigueur du présent règlement n’est pas tenu d’effectuer une autre analyse de la totalité ou de cette partie de son effectif si les conditions suivantes sont réunies :

    • a) les résultats de l’analyse précédente sont à jour grâce aux révisions périodiques effectuées pour tenir compte de la mise à jour, conformément à l’article 5, des résultats de l’enquête sur l’effectif;

    • b) les résultats de l’analyse précédente sont vraisemblablement les mêmes que ceux que permettrait d’obtenir une analyse effectuée conformément aux paragraphes (1) et (2).

  • (4) Lorsque l’employeur remplace son plan d’équité en matière d’emploi, il n’est pas tenu d’effectuer une nouvelle analyse de l’effectif si les résultats de l’analyse précédente ont été tenus à jour par des révisions périodiques effectuées pour tenir compte de la mise à jour, conformément à l’article 5, des résultats de l’enquête sur l’effectif.

 Aux fins de l’élaboration du plan d’équité en matière d’emploi, l’employeur dresse un sommaire des résultats de l’analyse de l’effectif.

Étude des systèmes, règles et usages en matière d’emploi

 Lorsque l’analyse de l’effectif effectuée conformément à l’article 6 révèle une sous-représentation des membres de groupes désignés dans des catégories professionnelles de son effectif, l’employeur procède à l’étude de ses systèmes, règles et usages d’emploi afin de déterminer si ceux-ci constituent des obstacles à l’emploi des personnes faisant partie des groupes désignés.

  •  (1) Sous réserve de l’article 10, pour déterminer si ses systèmes, règles et usages d’emploi constituent des obstacles à l’emploi aux termes de l’article 8, l’employeur étudie les systèmes, règles et usages d’emploi applicables à chacune des catégories professionnelles dans lesquelles il y a sous-représentation, quant aux questions suivantes :

    • a) la recherche, la sélection et le recrutement des salariés;

    • b) la formation et le perfectionnement des salariés;

    • c) l’avancement des salariés;

    • d) le maintien et la cessation de fonctions des salariés;

    • e) les mesures d’adaptation raisonnables compte tenu des besoins spéciaux des membres des groupes désignés.

  • (2) Si, à la suite de l’étude effectuée aux termes du paragraphe (1), l’employeur met en oeuvre de nouveaux systèmes, règles et usages d’emploi touchant les questions qui y sont mentionnées, il en fait alors l’étude relativement aux mêmes questions.

 L’employeur qui, avant l’entrée en vigueur du présent règlement, a déjà fait l’étude de ses systèmes, règles et usages d’emploi quant aux questions mentionnées au paragraphe 9(1) pour la totalité ou une partie de son effectif n’est pas tenu de procéder à une nouvelle étude à l’égard des mêmes questions si les résultats de l’étude précédente sont vraisemblablement les mêmes que ceux que permettrait d’obtenir une étude menée en application du paragraphe 9(1).

Dossiers d’équité en matière d’emploi

 L’employeur tient les dossiers suivants :

  • a) un dossier concernant l’appartenance de chaque salarié à un groupe désigné, le cas échéant;

  • b) un dossier concernant la classification de chaque salarié selon sa catégorie professionnelle;

  • c) un dossier concernant la rémunération et les augmentations de rémunération de chaque salarié;

  • c.1) pour chaque salarié employé par un employeur du secteur privé, un dossier comprenant les renseignements visés aux alinéas 25.1 a) à f );

  • d) un dossier concernant les promotions de chaque salarié;

  • e) une copie du questionnaire de l’enquête sur l’effectif remis aux salariés et des autres renseignements qu’il a utilisés pour effectuer l’analyse de son effectif;

  • f) le sommaire des résultats de l’analyse de l’effectif visé à l’article 7;

  • g) une description des mesures qu’il a prises dans le cadre de l’étude de ses systèmes d’emploi;

  • h) son plan d’équité en matière d’emploi;

  • i) un dossier concernant les mesures qu’il a prises pour assurer le suivi de la mise en oeuvre du plan d’équité en matière d’emploi, conformément à l’article 12 de la Loi;

  • j) un dossier concernant les mesures prises par lui et les renseignements fournis aux salariés conformément à l’article 14 de la Loi.

 
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